EPresensi — Aplikasi Presensi Online

🔍 Project Idea

Website E-Presensi, yang dapat memonitoring kehadiran pegawai secara realtime dirancang dengan UI yang menarik dan User friendly. E-Presensi merupakan sistem untuk karyawan melakukan absensi atau bukti kehadiran kantor di masa pandemi yang diakses secara daring. Aplikasi ini berbentuk website dimana karyawan akan lebih mudah dalam melakukan absensi daripada harus mengunduh aplikasi di smartphone. Terdapat tiga aktor disini yaitu user (karyawan), admin dan divisi human resource atau SDM. Project ini dikerjakan bersama tim saya yaitu Grace, Nisa, dan Dhila.

🧠 Design Thinking

Proses ini menggunakan platform Design Thinking. Design Thinking adalah cara untuk menciptakan solusi dengan mengatasi masalah user dengan nyata, fungsional, dan terjangkau. Ada lima langkah yang dilakukan di sini:

• Emphatize: Menemukan apa yang benar-benar dibutuhkan end user dan belajar bagaimana berpikir dan merasakan seperti mereka

• Define: Mendefinisikan masalah dengan membuat pernyataan masalah yang jelas

• Ideate: Solusi brainstorming, buat ide sebanyak mungkin

• Prototype: Versi mini dari produk yang sudah berisi fitur-fitur penting

• Testing: Pengujian produk sebelum launching

  
  

➡️ Empathize

Dalam tahap ini, yang perlu dilakukan pertama adalah empati kepada stakeholder. Disini kita mencari tujuan, problem, dan data-data dari project yang akan dikerjakan. Tetapi, karena ini merupakan project kecil dalam sebuah kelas, tidak ada stakeholder perusahaan, maka kami lanjut ke tahap berikutnya yaitu empati kepada user dengan cara melakukan user research. Ada banyak metode dalam melakukan user research, seperti deep interview, survey, card sorting, dll. Pada project ini timku mengambil metode deep interview. Selanjutnya yaitu melakukan analisis kompetitor, membandingkan fitur-fitur yang sama dengan aplikasi atau website yang lain.

Setelah melakukan interview, dibuatlah kesimpulan. Kesimpulan tentang siapa saja mereka, apa yang biasa dilakukan, apa yang mereka pikirkan, apa yang mereka rasakan, motivasi, pengaruh, tujuan, kesulitan yang dihadapi, pokoknya segala hal yang berkaitan dengan produk akan dibuat. Kesimpulan ini bisa kita buat dengan menggunakan template yang bernama User Persona. Seperti ini contohnya:

Oiya, User Persona ini nantinya dapat memudahkan kita (tim design) menjelaskannya pada tim lain yang tidak terlibat dalam melakukan user research. Pada project ini misalnya yaitu membuat user persona agar memudahkan aku dan tim saat presentasi ke dosen.

Selain User Persona, ada juga yang namanya Empathy Map. Empathy map ini berfungsi untuk mendukung dan melengkapi user persona yang telah dibuat sebelumnya. Di empathy map ini, ada 4 kuadran: Apa yang user katakan (says), pikirkan (thinks), rasakan (feels), dan lakukan (does) ketika berinteraksi dengan produk atau aplikasi yang biasa mereka gunakan. Di bawah ini adalah contoh empathy map yang dibuat oleh timku:

➡️ Define

Setelah mengumpulkan data-data dari hasil empathize, sekarang saatnya kita melakukan pemetaan dan menentukan masalah apa yang harus diselesaikan setelah mendapatkan hasil temuan data sebelumnya.

Hal yang pertama dilakukan adalah menentukan problem statement. Dari banyaknya jawaban pada hasil interview, maka dibuatlah kelompok-kelompok besar (clustering) menjadi 7 poin yaitu: problem, benefit, advantage, expectation, rule, type, dan access right. Ini adalah contoh pada poin problem, ada 9 masalah yang ditemukan:

Setelah menentukan poin-poin problem statement, kita bikin jadi sebuah kalimat agar lebih mudah dipahami. Disini bisa kita lihat salah satu contohnya:

I am Employee, i’m trying to input attandance, but attandance data not recorded because of system/human error, which makes me feel worried.

Dari kalimat tersebut, kita coba masukkan ke tahap HMW (How Might We). HMW adalah cara untuk mengubah sebuah masalah menjadi pertanyaan. Karena dengan menerapkannya, kita dapat mengubah mindset kita bahwa masalah itu pasti dapat di selesaikan. Misalnya:

Gimana caranya supaya karyawan perusahaan tersebut bisa dengan mudah melakukan presensi tanpa harus khawatir datanya tidak tercatat.

➡️ Ideate

Setelah masalah sudah ditemukan, dan udah dikelompokkan mana saja yang mau dipecahkan. Tahap selanjutnya adalah melakukan ideation. Ada banyak metode di sini, tetapi pada project kali ini kami memakai 3 metode yang paling mudah:

1. Brainstorming Idea/Feature

Mencari ide sebanyak-banyak nya, memikirkan fitur apa yang sekiranya cocok, bisa menyelesaikan permasalahan yang sudah ditemukan sebelumnya. Ini hasil brainstorming timku:

2. Cluster Ideas

Setelah tadi melakukan brainstorming masing-masing, sekarang saatnya clustering. Karena takutnya ada ide yang sama atau nyerempet gitu kan.. Jadi biar nanti ngga dobel-dobel, kita kelompokin dulu di sini. Dilanjutin dengan melakukan voting idea. Voting di sini fungsinya untuk mengetahui kira-kira ide yang mana yang cocok untuk dieksekusi ditahap selanjutnya.

3. Prioritizing

Setelah mendapatkan hasil voting, ide mana saja yang lolos tahap seleksi, selanjutnya yaitu melakukan prioritizing yang dibagi menjadi 4 kuadran:

• High Risk, Low Impact

• High Risk, High Impact

• Low Risk, Low Impact

• Low Risk, High Impact

Dengan begini, kita bisa jadi lebih terorganisir dalam melakukan prototyping nantinya. Fitur apa saja yang perlu dikerjakan terlebih dahulu, dsb.

➡️ Prototype

Prototype adalah proses mengeksekusi ide-ide yang sudah dirumuskan sebelumnya menjadi sebuah desain aplikasi atau website. Prototype ini bisa berbetuk digital atau fisik. Ada beberapa langkah yang harus dilakukan pada proses Prototype:

1. Buat User Flow: Langkah, urutan perjalanan user saat menggunakan aplikasi dari awal sampe akhir

2. Wireframe Low Fidelity: Desain aplikasi yang sederhana, biasanya berupa coretan di kertas. Wireframe ini digabung sama user flow yang udah dibuat sebelumnya. Tidak terlalu memerhatikan warna terlebih dahulu karena di sini fokus untuk konten, struktur informasi, dan user flow nya saja

3. Wireframe High Fidelity: Desain aplikasi yang lebih detail dari sebelumnya, sudah bisa ditambahkan ikon dan warna.

Ini dia contoh wireframe lo-fi dan hi-fi nya..

➡️ Test

Tes di sini bermanfaat untuk mengetahui apakah desain yang sudah dibuat bisa menyelesaikan masalah para user atau tidak. Feedback dari mereka sangat dibutuhkan.

Di sini, tim ku melakukan usability test dengan mengundang 4–5 partisipan, saya lupa hehe.. Test nya pakai zoom atau gmeet yang dipandu oleh tim ku tentunya. Di tim, tentunya tidak semua menginterview ya, ada pembagian tugasnya masing-masing. Ada yang bagian memberi tugas atau apa yang harus dilakukan oleh partisipan, ada yang bagian melihat ekspresi wajah dari partispan, dan ada juga yang melihat arah gerak cursor pada aplikasi yang dijalankan oleh partisipan. Semua itu hasilnya akan sangat berguna untuk perbaikan aplikasi kedepannya.

Nah, karena proses Design Thinking ini sifatnya iterasi alias berulang, tentunya ngga berhenti sampai di tes aja dong ya.. Kita lanjut menganalisis data feedback dari partisipan. Kita bagi lagi menjadi 4 kuadran dan menetukan tingkat atau level severity nya seperti ini.

Setelah di analisis level severity nya, maka sealnjutnya membuat Action Plan yang berguna agar feedback dari partisipan bisa tersolusikan dengan rapi dan terstruktur.

Kemudian lanjut memperbaiki desain — tes — desain — tes — sampai target user atau partisipan nya puas.